1. Maklumat lengkap harga belian bangunan dan dokumen penilaian dari Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta bagi mengesahkan harga atau nilai aset yang ingin dibeli;
2. Salinan geran hak milik bangunan dan maklumat lengkap berkaitan bangunan seperti alamat, jenis bangunan, pemilik lot dan lain-lain yang berkaitan;
3. Punca kewangan dan maklumat pembiayaan untuk membeli aset tersebut;
4. Tujuan atau kegunaan aset/ bangunan yang hendak dibeli.

Syarat yang perlu dipatuhi bagi semua yang berdaftar di bawah ROS/SSM/BHEUU adalah lebih 50% Ahli Lembaga Pemegang Amanah/Ahli Lembaga Pengarah/ahli jawatankuasa mestilah terdiri daripada orang luar yang tidak mempunyai perkaitan dengan institusi atau organisasi atau pengasas, hubungan kekeluargaan seperti ibu-bapa, anak, adik beradik termasuk lain-lain hubungan kekeluargaan yang rapat, hubungan majikan dan pekerja atau pengarah atau pekerja di dalam syarikat atau kumpulan syarikat yang sama. Bagi institusi/organisasi/tabung yang berdaftar seperti berikut :

ROS
Syarat yang perlu dipatuhi adalah semua ahli jawatankuasa (AJK) mestilah Ahli dan ada kuasa mengundi.

SSM
Syarat keahlian Ahli Lembaga Pengarah (ALP) di dalam yayasan juga diambilkira dalam menentukan peratusan orang luar (lebih 50% daripada senarai ALP mestilah bukan ahli berdaftar kepada yayasan). Ahli yang dimaksudkan adalah ahli yang membayar yuran kepada Yayasan. Bukan ahli pula bermaksud tidak membayar yuran kepada Yayasan. Setiap yayasan boleh rujuk kepada perlembagaan masing-masing sekiranya keliru berkenaan dengan ahli/bukan ahli yang perlu diisi dalam senarai ALP.

Bagi yayasan yang mempunyai ahli dan bukan ahli, syarat yang perlu dipatuhi adalah lebih 50% daripada senarai ALP mestilah bukan ahli berdaftar kepada yayasan. Sekiranya semua adalah bukan ahli, maka syarat ini telah dipatuhi.

BHEUU
Di bawah Surat Ikatan Amanah/Trust Deed tiada isu keahlian. Semua adalah bukan ahli yang perlu diisi dalam senarai Ahli Lembaga Pemegang Amanah (ALPA). Berdasarkan undang-undang baru daripada BHEUU, lantikan ALPA mestilah bilangan ganjil iaitu tiga orang atau tujuh orang dan perlu mencari menteri untuk mendapatkan kelulusan. Minimun bagi ALPA adalah tiga orang, bagi commitee (ahli jawatankuasa) tiada masalah untuk lantik ramai.

Sila rujuk syarat-syarat Ahli Lembaga Pengarah/Ahli Lembaga Pemgenag Amanh/ Ahli Jawatankuasa di perenggan Garis Panduan KPHDN 3.3.

Institusi/organisasi/tabung yang diluluskan oleh KPHDN dikehendaki untuk mengemukakan permohonan pembelian aset/kenderaan dengan menyatakan tujuan/kegunaannya bersama-sama dengan salinan sebut harga kenderaan. Turut diperlukan ialah penjelasan dimana punca kewangan pembelian kenderaan tersebut. Pembelian kenderaan secara tunai/one-off dan secara sewa beli dibenarkan.

Setelah permohonan pembelian kenderaan diluluskan, institusi/organisasi/tabung dikehendaki mematuhi syarat seperti berikut:

1. Mengemukakan salinan geran kenderaan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan ke LHDNM untuk simpanan;
2. Pembelian kenderaan tersebut tidak boleh diambil kira dalam pengiraan 50% perbelanjaan tahun semasa.
3. Pembelian ini tidak menghalang yayasan untuk terus menjalankan aktiviti-aktiviti terasnya.

Surat sokongan yang perlu dikemukakan ialah surat sokongan yang berkait dengan perlembagaan dan aktiviti institusi/organisasi/tabung tersebut. Surat sokongan mestilah menyatakan sokongan dan pengesahan ke atas objektif dan aktiviti institusi/organisasi/tabung. Surat sokongan perlu diperolehi daripada Kementerian/Jabatan/Agensi yang releven dengan objektif/aktviti institusi/organisasi/tabung yang berkaitan. Tarikh surat sokongan mestilah yang terkini dan terbaharu.

Contohnya bagi yayasan yang menjalankan kerja amal untuk membantu orang miskin dan gelandangan, surat sokongan daripada Jabatan Kebajikan Masyarakat adalah relevan.

Pihak institusi /organisasi/ tabung yang telah diluluskan oleh KPHDN di bawah subseksyen 44(6) ACP 1967 dan berhasrat ingin mengeluarkan resit derma/sumbangan secara digital/elektronik/berkomputer hendaklah membuat permohonan secara bertulis kepada Pengarah, Bahagian Kelulusan dan Pemantauan, Jabatan Dasar Percukaian. Pertimbangan akan dibuat mengikut kes-kes tertentu sahaja mengikut keperluan. Antara maklumat yang diperlukan ialah:

• Bilangan resit derma yang telah dikeluarkan pada tahun lalu.
• Bilangan pegawai yang diberikan kebenaran dalam pengeluaran resit tahun lalu dan semasa.
• Jangkaan bilangan pengeluaran resit derma pada tahun semasa.
• Alasan dan halangan pihak institusi/organisasi/tabung untuk mengeluarkan resit secara manual.
• Nama sistem, manual dan kaedah kawalan dalaman pengeluaran resit secara digital/elektronik/berkomputer.
• Kos yang terlibat dalam pemerolehan/membangunkan system resit secara digital/elektronik/berkomputer.

Kelulusan yang diberikan adalah bertempoh dan akan disemak dari semasa ke semasa oleh pegawai audit.

1. Pembelian aset/hartanah
2. Belanja susut nilai
3. Belanja Hutang Ragu
4. Belanja gaji dan upah pekerja

Perbelanjaan bagi menjalankan aktiviti amal/khairat sahaja yang boleh diambil kira dalam pengiraan 50% perbelanjaan amal seperti berikut:

1. Pembelian aset/hartanah - Tidak boleh (perbelanjaan modal)
2. Belanja susut nilai - Tidak boleh (perbenjaan modal)
3. Belanja Hutang Ragu - Tidak boleh (perbelanjaan modal)
4. Belanja gaji pekerja - Boleh (berkait dengan aktiviti amal/khairat)

Surau bukan sebahagian daripada aktiviti melibatkan pengajaran dan pembelajaran. Ini kerana aktiviti pengajaran dan pembelajaran boleh dilakukan secara praktikal di dalam kelas yang disediakan. Surau adalah kemudahan dan keperluan mendapatkan kelulusan daripada pihak Majlis Agama lslam Negeri (MAIN) bagi tujuan pembinaan, pengoperasian dan pemantauan.
Oleh yang demikian, pembinaan surau di dalam kawasan sekolah ataupun di luar kawasan, adalah bukan sebahagian daripada sekolah.

Bagi tujuan subseksyen 44(6) ACP 1967, sewajarnya permohonan melalui Tabung Pembinaan Rumah Ibadat (surau) ataupun Tabung Wang Awam Sekolah (TSUWAS) kerana ianya sebahagian projek atau projek sekolah dengan kelulusan pihak Kementerian Pendidikan Malaysia.

Jika penyata kewangan institusi/organisasi/tabung yang diluluskan menunjukkan maklumat berikut:

Pendapatan Tahun 2020 = RM800k
Perbelanjaan tahun 2021 adalah RM800k/2 = RM400k

Bagaimanakah syarat 50% perbelanjaan harus dibelanjakan dikira?

Secara dasarnya setiap perbelanjaan adalah daripada pendapatan yang diterima. Dalam mengira syarat perbelanjaan yang ditetapkan, sekurang-kurangnya 50% daripada pendapatan tahun sebelum mestilah dibelanjakan pada tahun berikutnya dan perbelanjaan hendaklah bagi menjalankan aktiviti yang selaras dengan objektif institusi/organisasi/tabung.

Pengiraannya adalah seperti berikut:

Pendapatan Tahun 2020 = RM800k
Perbelanjaan tahun 2021 adalah RM800k/2 = 400k.

Oleh itu untuk memenuhi syarat-syarat kelulusan di bawah subseksyen 44(6) Acp 1967, institusi/organisasi/tabung hendaklah membelanjakan sekurang-kurangnya RM400k dalam tahun 2021 dan perbelanjaan tersebut mestilah selaras dengan objektif penubuhan institusi/ organisasi/tabung.

Berdasarkan syarat-syarat terkini dalam garis panduan kelulusan subseksyen 44(6) ACP 1967, telah dijelaskan bahawa khidmat atau manfaat tidak boleh dinikmati oleh ahli keluarga Pemegang Amanah atau mana-mana pihak yang berkepentingan kepada pengasas/Ahli Lembaga Pemegang Amanah/Ahli Lembaga Pengarah/ahli jawatankuasa/mana-mana pihak yang mengendalikan yayasan.

Bagi ahli keluarga kakitangan, ianya adalah dibenarkan jika memenuhi syarat ditetapkan iaitu untuk membantu golongan B40 yang ditimpa masalah kesihatan dengan mengemukakan borang yang ditandatangani oleh doktor di hospital kerajaan. Namun demikian, sekiranya kakitangan tersebut adalah orang yang sama seperti yang dinyatakan dalam perenggan di atas, maka manfaat tidak boleh dinikmati oleh ahli keluarga.